Track rent, expenses, and cash flow for your rental properties — local, no signup
This tool runs 100% in your browser. All computation happens locally on your device — your input is never uploaded to any server. Results are for reference only.
A landlord ledger is a per-month cash-flow statement for each rental. For every unit you track the expected rent, what was actually collected (marked paid, partial, or overdue), and each expense — repairs, maintenance, insurance, property tax, utilities, HOA fees, and management. Net cash flow equals rent collected minus expenses, and for tax purposes you operate on a cash basis: count rent when it is received and deduct an expense when it is paid. Security deposits are a separate liability, not income — they remain refundable to the tenant until the lease ends. This tool rolls every property into one month's overview so an overdue tenant or an expensive repair shows up immediately in the net number.
Left: the cash-flow stack — collected rent minus expenses equals net cash flow, with the security deposit kept off the income side. Right: the $3,950 of expected rent splits into $2,300 actually collected and $1,650 still outstanding.
David owns three rentals — Maple St at $1,800, Oak Ave at $1,200, and Pine St at $950. This month Maple paid in full, Oak Ave is overdue, and Pine St sent $500 as a partial payment.
Track rent, expenses and cash flow for rental properties. Everything runs locally; nothing is uploaded.
FreeToolHub Small Landlord Ledger is a free browser-based tool — track rent, expenses and cash flow for rental properties. No signup, no upload; everything runs locally in your browser.
Registra pagos de alquiler, gastos de mantenimiento y flujo de caja de tus propiedades en alquiler. Gratis, local, sin registro. Perfecto para caseros con 1-50 unidades.
Este libro contable sigue la vida financiera de los inmuebles en alquiler: el alquiler cobrado por unidad y por mes, los gastos de mantenimiento y operación por propiedad, y el flujo de caja resultante, todo en una herramienta local pensada para carteras de una a cincuenta unidades. Registra los pagos parciales, los pagos atrasados y los depósitos de fianza por separado del alquiler; categoriza los gastos como los espera el Schedule E; y lo vuelca todo en resúmenes por propiedad y a nivel de cartera que puedes exportar para la temporada de impuestos. Los datos viven en tu dispositivo con exportación de copia de seguridad opcional, no en la nube de otro.
Caseros con unas pocas unidades para quienes las plataformas completas de gestión inmobiliaria están tarifadas y pensadas para empresas, no para ellos. Caseros accidentales que alquilan su anterior residencia principal y necesitan empezar a llevar las cuentas en serio. Inversores que evalúan si un inmueble realmente genera flujo de caja una vez contadas la vacancia y el mantenimiento. Declarantes que quieren los gastos precategorizados para el Schedule E en vez de reconstruir el año desde los extractos bancarios en abril. Y socios de inmuebles en propiedad conjunta que necesitan un registro limpio en el que ambos puedan confiar.
(1) Añade cada propiedad con sus unidades, importes de alquiler y fechas de contrato. (2) Registra las transacciones según ocurren: cobros de alquiler con importes parciales incluidos, facturas de mantenimiento, seguros, impuestos, suministros y costes de gestión, cada uno etiquetado a una propiedad y una categoría. (3) El panel calcula ingresos, gastos y flujo de caja neto por propiedad, además de totales de cartera y vistas ajustadas por vacancia. (4) En época de impuestos, exporta el resumen categorizado que se corresponde con las líneas del Schedule E. (5) Exporta copias de seguridad completas con regularidad para que tu libro sobreviva a un cambio de dispositivo.
Las deducciones del Schedule E caen en grupos limpios, y una categorización disciplinada es lo que convierte una auditoría en un trámite. Gastos corrientes siempre deducibles: intereses hipotecarios (no el capital), impuestos sobre la propiedad, primas de seguro, reparaciones que mantienen la propiedad en condiciones operativas, los suministros que pagas tú, cuotas de HOA, comisiones de gestión, publicidad, desplazamientos entre propiedades y honorarios profesionales de trabajo fiscal y legal sobre el alquiler. Las mejoras de capital —un tejado nuevo, la sustitución del sistema de clima, adiciones— no se imputan como gasto: se deprecian a lo largo de 27,5 años en vivienda residencial, mientras que los electrodomésticos y las moquetas se deprecian en plazos más cortos. La línea entre reparación y mejora es lo que más importa: parchear una gotera es una reparación que se deduce hoy; cambiar el tejado entero es depreciación. Registra cada factura con fecha y motivo en el libro a medida que llega: los registros contemporáneos tienen un peso que las reconstrucciones de abril no tienen. Los depósitos de fianza no son ingreso hasta que te los quedas: regístralos como pasivos y, si retienes alguno, documenta los daños punto por punto.
Sí. Todos los datos se guardan localmente en tu navegador usando localStorage. No se sube nada a ningún servidor. Puedes exportar una copia de seguridad en JSON cuando quieras y borrar todos los datos con un clic.
No hay un límite estricto: la herramienta funciona bien para caseros con 1 a 50 propiedades. Para carteras más grandes, conviene exportar copias de seguridad con regularidad.
Actualmente la herramienta admite los estados pagado y vencido. Puedes ajustar el importe del pago al marcarlo como pagado para reflejar pagos parciales.
Sí. Pulsa el botón Export para descargar una copia de seguridad JSON de todas tus propiedades, pagos y gastos. Puedes usarla para la preparación de impuestos o importarla en software contable.
What do you call a really smart cookie?
No signups, no data sold. Every tool is free to use — the free tier allows 5 downloads or saves per day, and the optional Pro plan ($7/mo, $59/yr) adds unlimited downloads, batch processing, white-label exports and an ad-free experience.
☕Support me on Ko-fi— support the free tier100% of proceeds go towards hosting & building more free tools.