Track Schedule C expenses by category — auto-calculates deductions for tax season.
2026 IRS standard mileage rate: 72.5¢/mile (Jan–Jun), 76¢/mile (Jul–Dec). Meals are 50% deductible. Home office deduction requires dedicated space. This is for estimation only — consult a tax professional.
Every business expense you track lowers your self-employment net income — and that saves both income tax and the 15.3% self-employment tax on top. The IRS lets sole proprietors deduct any "ordinary and necessary" business expense on Schedule C, from rent and software to health-insurance premiums. A few categories have special rules: the 2026 standard mileage rate is 72.5¢ per business mile from January through June and 76¢ from July through December, client meals are only 50% deductible, and equipment costing more than $2,500 may be expensed immediately under Section 179 instead of depreciated over years. Grouping expenses by category (as this tool does) keeps tax season simple: your deductible total flows straight onto Schedule C, shrinking net profit and the tax that comes with it.
Sample: a freelance designer's year — $3,600 home office, $6,000 health insurance, $720 phone, $660 software, $450 supplies, 2,000 business miles, and a $200 client dinner.
Priya is a freelance designer in Seattle. Over the year she tracks a home office share of rent, software, phone, supplies, health insurance, business mileage, and a client dinner — each in its own category.
Track self-employed business expenses by IRS Schedule C category. Everything runs locally; nothing is uploaded.
FreeToolHub Freelance Expense Tracker is a free browser-based tool — track self-employed business expenses by IRS Schedule C category. No signup, no upload; everything runs locally in your browser.
Registra gastos de negocio como autónomo por categorías del Anexo C del IRS. Calcula automáticamente deducciones de kilometraje (72,5¢–76¢/milla en 2026), oficina en casa y comidas. Exporta CSV para la campaña fiscal. 100% local, sin registro.
El rastreador de gastos de freelancer es un registro por categorías de gastos de negocio de la Schedule C que convierte una lista de asientos en un resumen de deducciones listo para impuestos. Añades gastos uno a uno con categoría, descripción, importe y fecha, eligiendo entre catorce categorías: despacho en casa, kilometraje de vehículo, material de oficina, software y suscripciones, teléfono e internet, seguro médico, jubilación (SEP o Solo 401k), formación, viajes, comidas con clientes, publicidad, honorarios profesionales, equipo de más de 2.500 $ y otros. El panel de resumen totaliza cada categoría con barras de proporción, aísla las deducciones de despacho en casa y kilometraje, aplica automáticamente la limitación del 50 % a las comidas, y reporta una cifra total deducible, todo exportable a CSV para tus registros o tu preparador.
Los freelancers y contratistas independientes que pierden recibos en una caja de zapatos la usan para reconstruir un desglose por categorías defendible antes de presentar la declaración. Diseñadores, desarrolladores y escritores con muchas suscripciones pequeñas (el ejemplo por sí solo incluye 659,88 $ de Adobe Creative Cloud) ven dónde aterriza realmente el gasto en software. Los conductores de rideshare y reparto registran el kilometraje al tipo de 2026 de 72,5 centavos por milla (enero a junio) o 76 centavos (julio a diciembre), y los padres autónomos capturan las primas de seguro médico y las aportaciones de jubilación que reducen el ingreso bruto ajustado. Cualquiera que trabaje desde un despacho en casa dedicado controla la porción deducible del alquiler y los suministros. También sirve a los contadores que ensamblan datos de clientes a fin de año, y el traspaso al estimador de impuestos de freelancer viene integrado. Si operas como sociedad con reglas de deducción distintas, las categorías de la Schedule C de aquí no coincidirán con tu declaración.
(1) Pulsa Add Expense, elige una categoría (cada una muestra su regla, como el tipo de kilometraje 2026 dividido —72,5 centavos por milla de enero a junio, 76 centavos de julio a diciembre— o el límite del 50 % en comidas), escribe una descripción, importe y fecha, y confirma. (2) El rastreador agrupa los asientos por categoría, los ordena por total y muestra cada uno con su número de elementos y su porcentaje del gasto total como barra de progreso. (3) Revisa el resumen fiscal: gastos totales, la línea de despacho en casa, la línea de kilometraje, una resta por la mitad no deducible de las comidas con clientes, y el importe total deducible resultante. Exporta todo como CSV, o limpia y empieza de nuevo; los asientos también pueden llegar precargados desde la herramienta extractora de facturas cuando trabajas con el flujo de freelancer conectado.
El grande son las comidas con clientes: el rastreador elimina automáticamente la mitad no deducible de tu cifra total deducible, reflejando la limitación del 50 % sobre comidas de negocio, mientras que el alojamiento y los vuelos durante viajes de negocio se mantienen totalmente deducibles. Los costes de vehículo son una bifurcación: reclama gastos reales, o toma el tipo de kilometraje estándar de 72,5 centavos por milla hasta junio de 2026, subiendo a 76 centavos desde el 1 de julio, sobre lo que está construido el categoría de kilometraje; no puedes mezclar métodos libremente en un año dado. El despacho en casa requiere un espacio de trabajo dedicado y de uso regular, y la deducción se limita al porcentaje comercial del alquiler y los suministros. El equipo por encima de 2.500 $ a menudo no puede gastarse de una sola vez y puede necesitar Section 179 o depreciación en su lugar, y por eso esa categoría lleva su propio aviso en el formulario.
Los cubos deducibles habituales: suscripciones de software, hardware usado para el trabajo, costes de despacho en casa, servicios profesionales, publicidad, formación continua y kilometraje de negocio. Las categorías del rastreador reflejan esos cubos para que tu total de fin de año se mapee directamente a las líneas de la Schedule C: captura el gasto cuando ocurre en lugar de reconstruirlo en abril.
Introduce el trayecto en el campo de kilometraje: el rastreador guarda las millas por asiento, y a fin de año multiplicas las millas totales por el tipo de kilometraje estándar del IRS, que se publica anualmente. Registra los trayectos el mismo día en que los haces; los registros reconstruidos son lo primero que los inspectores descontan.
Solo en tu navegador: las instantáneas de tu libro mayor se guardan en IndexedDB en tu propio dispositivo, y no se transmite nada a ningún servidor. Exporta o haz instantáneas con regularidad, porque borrar el almacenamiento del navegador borrará el libro mayor con él.
Sí: sin cuenta, sin correo, sin marca de agua y sin límite por asiento. Es una herramienta local: tus datos viven en tu navegador, funciona sin conexión una vez cargada, y los totales por categoría fiscal se calculan al instante según añades o editas asientos.
All 12 Schedule C categories: advertising, car/truck expenses (standard mileage or actual), commissions and fees, contract labor, depreciation, employee benefit programs, insurance, interest (mortgage/other), legal and professional services, office expenses, rent/lease, repairs/maintenance, supplies, taxes/licenses, travel/meals, and utilities. Home office deduction uses the simplified ($5/sqft, max 300 sqft) or actual method.
The 2026 IRS standard mileage rate for business driving is 72.5¢ per mile from January 1 through June 30, then rises to 76¢ per mile from July 1 — the IRS raised it mid-year for the first time since 2022, so 2026 has two rates. Log your business miles (client meetings, supply runs, business errands—not commuting from home to your primary workplace) with the trip date so you can apply the right rate. At the 72.5¢ first-half rate, 5,000 business miles = $3,625 in deductions, reducing self-employment tax by roughly $555.
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